圖書檔案信息化管理的歸檔與管理

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一、引言

在對圖書檔案進行信息化管理的過程中，有利于轉變傳統(tǒng)圖書管理歸檔和管理的方式，更加及時和快速的獲取相關檔案的數(shù)量和內容，同時，圖書管理也可以更加方便的讓人工進行填寫、調閱和歸檔，提高檔案管理工作的質量。

二、圖書檔案信息化管理的必要性

圖書檔案的傳統(tǒng)管理、歸檔和調閱不僅需要花費大量的時間，同時，還具有一些繁瑣的程序，伴隨著信息和人員的不斷增加，也會給圖書檔案管理工作帶來一定難度，工作人員圖書管理工作中稍不認真就會造成差錯的出現(xiàn)，所以，加強圖書檔案信息化管理是有必要的。此外，圖書檔案信息化管理不僅可以提高管理效率，也有利于促進檔案服務工作的改善和創(chuàng)新。由于傳統(tǒng)紙質檔案的保存時間有一定的限制，在對其遷移的過程中難免會出現(xiàn)相應的問題，并且需要花費較大的人力和物力來對其進行管理和保存，這對圖書檔案管理工作的效率提升造成阻礙，因此，為進一步減少圖書檔案管理的人力和物力以及避免出現(xiàn)檔案丟失和損耗的問題，需要加強對圖書檔案信息化管理的推進和落實，不斷提高圖書檔案服務工作的效率，幫助圖書管理人員更好地對其檔案進行管理，保障檔案的完好程度，促進圖書檔案管理工作的有效性發(fā)展。

三、當前圖書檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）管理員思想有待提升

在圖書檔案管理信息化進程中，依然存在圖書檔案管理工作人員思想有待優(yōu)化的問題，其主要原因是受長期圖書館傳統(tǒng)管理理念的影響，在對圖書資料進行歸檔的過程中缺乏創(chuàng)新意識和開放性意識，對圖書檔案信息化管理工作存在錯誤的認知和認識，認為圖書檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理模式的差別不大，將其信息化管理工作只對所涉及的領域和部門開放，未充分發(fā)揮圖書檔案信息化管理工作的優(yōu)勢，這對檔案信息在更多領域的使用是不利的。另外，很多管理人員對信息化管理理念和專業(yè)知識學習的積極性不高，將圖書檔案管理工作的思想停留在對相關資料進行搜集、整理和歸檔上，從而造成圖書管理人員的理念難以更好地滿足新時代的發(fā)展趨勢，這種落后的思想也會在一定程度上影響圖書檔案信息化管理工作的質量。

（二）檔案管理方式不相適應

目前，圖書檔案信息化管理工作仍然存在其管理方式與信息化管理不相適應的問題，在當前圖書檔案信息化管理工作中，由于受技術或者出于安全問題的原因，造成圖書檔案信息管理的系統(tǒng)還不夠完善，將圖書檔案信息化管理工作僅應用在系統(tǒng)平臺或者公眾平臺，這兩種信息化管理平臺之間未形成健全的系統(tǒng)，導致兩種平臺之間的信息溝通和交流不暢，難以更好地提高圖書檔案信息化管理更加廣泛和便捷的服務質量，最終造成圖書檔案信息化管理工作利用率和效率低下。在對圖書檔案進行信息化管理的過程中，未通過信息技術對檔案資料進行充分挖掘，沒有充分發(fā)揮檔案資料在信息化管理中的實用價值，同時，部分單位在圖書檔案管理中存在不及時和不完整的問題，沒有有效地將相關信息和資源與信息化管理相結合，其管理方式依然存在被動服務的舊模式上，從而導致圖書檔案信息化管理工作難以達到所理想的工作質量和效率。

（三）技術更新維護過于滯后

在圖書檔案信息化管理工作中，技術更新維護過于滯后也是影響信息化管理工作質量的主要原因。由于圖書檔案管理人員缺乏對信息化管理的重視，所以，在信息化管理過程中未選擇一套先進、管理成熟的軟件和硬件設施，造成圖書檔案信息化管理的硬件和軟件設施相對落后，在出現(xiàn)相應問題時，對其更新和維護的效率過低，對圖書檔案信息化管理的進程和質量產(chǎn)生不良影響。此外，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，多種多樣良莠不齊的軟件系統(tǒng)出現(xiàn)在市場上，很多單位將這些軟件系統(tǒng)購買進行運用的過程中，前期運行良好，在后期常出現(xiàn)不同程度的問題，由于圖書檔案信息化管理人員對技術更新維護過于滯后，最終造成信息化建設停步不前，影響圖書檔案信息化管理質量的提升以及出現(xiàn)人力物力浪費的問題。

四、圖書檔案信息化管理的歸檔與管理創(chuàng)新策略

（一）提高管理員信息化管理意識

首先，管理人員要加強對信息化建設和信息化管理技術的學習與了解，在學習和了解的過程中不斷提高信息化管理意識，明確信息化管理對提高圖書檔案管理質量的意義。其次，圖書檔案信息化管理人員在對信息和資料進行歸檔與管理時，要熟練掌握信息化的業(yè)務知識，并且及時對信息化中的檔案進行搜集、整理和保管等，有效增強自身的業(yè)務能力和信息化管理能力。再次，管理人員在提高信息管理意識的前提下，要不斷強化圖書檔案信息化管理的保密意識和保密手段，在管理過程中，要注意與涉密電腦的物理隔離，積極學習和掌握相關防火墻軟件和殺毒軟件的應用方式，不斷提高圖書檔案信息化管理工作的質量。最后，圖書管理人員要加大對圖書檔案信息化管理工作的宣傳，促進各部門工作人員圖書檔案信息化管理意識的提升，通過信息技術搜集和擴大檔案信息源，為接下來圖書檔案信息化管理的歸檔與管理奠定良好基礎。

（二）完善信息化管理工作系統(tǒng)

提高管理員信息化管理意識是圖書檔案信息化管理與歸檔管理，同時，完善信息化工作系統(tǒng)及技術是圖書檔案信息化管理的關鍵。一方面，圖書檔案信息化管理要健全相應的管理制度，其主要目的是讓各部門根據(jù)檔案管理制度對圖書檔案管理工作進行相互配合，促進各部門之間的信息溝通和交流。圖書檔案信息化管理還需完善和規(guī)范相應的法律法規(guī)，明確各部門之間的責任和義務，使各部門在合法和合理的前提下開展工作，進而保障信息化管理工作更加科學。另一方面，建立健全的績效評價系統(tǒng)是完善信息化工作系統(tǒng)的主要部分，通過績效評價系統(tǒng)，有利于提高圖書檔案信息化管理的監(jiān)督與檢查力度，及時對存在的圖書檔案信息化管理工作問題進行找出和解決，從而為圖書檔案信息化管理提供重要保障。

（三）積極促進檔案管理的數(shù)字化

為提高圖書檔案信息化管理的質量，需要積極促進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，進而更好地實現(xiàn)資源的共享和利用。其一，圖書檔案信息化管理要根據(jù)相應的原則，合理制定出有效地工作方案，根據(jù)方案推行檔案工作的數(shù)字化，還要在數(shù)字化管理的進程中加大監(jiān)督的力度。其二，圖書檔案信息化管理還要完善和創(chuàng)新檔案數(shù)字化的文件目錄，使工作人員可以更好地根據(jù)數(shù)字化的檔案文件目錄對檔案進行收集、整理和歸檔，提高管理效率。其三，需要構建一套檔案信息管理體系，令各部門在管理體系中實現(xiàn)資源的共享和利用，更好地利用好信息化管理資源來提高圖書檔案的管理效率，同時，要加強對硬件與軟件設施的更新，為促進檔案管理的數(shù)字化提供堅實基礎，促進檔案信息化管理工作的有效發(fā)展。

五、結語

在對圖書檔案信息化管理的歸檔與管理進行創(chuàng)新過程中，最主要的是要提高管理人員的信息化管理意識，革新信息化管理工作系統(tǒng)，不斷推進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，才能更好地開展圖書檔案信息化管理工作。

參考文獻

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作者:楊軍 蘇桂云 單位:山東中醫(yī)藥大學;濟南市中心醫(yī)院