制造企業采購活動管理研究

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一、引言

2022年，國務院政府工作報告指出，增強制造業核心競爭力。促進工業經濟平穩運行，加強原材料、關鍵零部件等供給保障，實施龍頭企業保鏈穩鏈工程，維護產業鏈供應鏈安全穩定。作為供應鏈的重要組成部分的采購業務，在現階段已經上升到企業戰略層面核心職能。隨著全球經濟一體化的到來和科技技術的加速發展，生產制造型企業要想在激烈的競爭中立于不敗之地，必須在生產制造過程中精耕細作，而采購存貨質量的高低直接影響到企業最終產品質量的高低。采購是企業內部生產和外部供應的紐帶，采購管理效率的高低，影響了整個企業管理效率的高低。另外，采購采購成本的高低決定了整個企業生產成本的高低，決定了整個企業經營利潤的高低。當前，伴隨著信息技術高速發展，互聯網+、云技術、人工職能、區塊鏈等新技術推廣應用，原有的財務業務職能相分離的低效率的業務流程、管理方式已不適應競爭激烈的市場環境，企業要想實現可持續、健康發展，必須對原有業務流出流程進行再造，打通業務財務之間的壁壘，讓財務參與整個業務過程，提高數據共享的效率，進而達到提高企業管理效率的目的。

二、業財融合背景下采購活動業務流、資金流、信息流分析

（一）采購活動基礎業務流分析

1.制定采購預算

在業財融合背景下，企業財股預算的編制不再單純是銷售部門、財務部門的簡單重復工作，而應是財務部、銷售部、生產部、采購部等多部門協同制定、業務財務融合的閉環工作。銷售部門應在系統中查詢出歷史銷售數據，根據銷售訂單以函證的方式聯系重點客戶，隨時掌握市場需求；同時生產部門根據往年生產計劃、生產數據、當前生產產能，結合銷售部提供的數據，將市場需求細化分解為存貨采購需求；采購部門根據當前存貨量結合存貨采購需求，并根據產品投產的齊套標準推算出物料到庫時間，歸類出存貨具體類型，對物料到庫時間提出時間要求。財務部門根據當前庫存數據結合利用系統數據挖掘、分析功能，結合企業營運資金計算出存貨采購超額上限、采購數量上限、最高庫存、安全庫存等指標，對采購預算做出控制，并形成正式的采購預算報告。
2.采購請購

采購請購是指企業各業務部門根據生產過程實際需要向采購部門提出采購存貨申請，這個流程中，生成的單據是采購請購單，采購請購單中列明采購存貨的名稱、規格、數量、單價、需求日期等信息。

3.采購訂貨

采購訂貨指企業采購部門與合適的供應商簽訂采購合同或采購協議，確定存貨的購買名稱、種類、規格、單價、計劃到貨日期的過程，在整個業務過程中，采購訂貨環節生成單據是采購訂單，采購訂單可以參照請購單生成，采購訂單必須經有審核權限的操作員審核后才能在系統中生效。

4.采購到貨

采購到貨是指采購的存貨運輸到達企業，是貨物驗收入庫的前置環節。為了更好對存貨管理，采購部業務員根據供應商通知貨到貨單，在系統中填制采購到貨單，到貨單主要包括存貨名稱、規格型號、數量、金額、運輸方式等信息。到貨單在后續流程中一般作為倉庫保管員的收獲依據。

5.采購入庫

采購入庫是整個采購流程中比較重要的環節，是指將從供應商采購的貨物驗收入庫后，放入指定倉庫的過程。采購入庫在實際業務過程中，主要是倉庫的業務員對貨物驗收，因此這項業務負責的業務部門是倉庫管理部門。在這個流程中，對應的單據是采購入庫單，采購入庫單主要包括實際入庫存貨的名稱、數量、金額、倉庫等信息。

6.采購發票

采購發票是指采購人員從供應商處取得紙質發票傳遞給財務部門，財務部門根據系統內部信息進行校驗的過程。采購發票可以參照前面流程中生成的采購入庫單生成，列明了存貨的名稱、數量、金額、稅額等信息。根據發票到達時間不同，又可以分為三種情況：發票先到貨物未到、貨物發票同時到達、貨物先到發票未到三種情況。

7.采購結算

采購結算是指確定存貨采購成本的過程，在采購結算過程中，采購金額是從采購發票中取得，存貨數量是從采購入庫單中取得。在實際業務中，存貨在運輸過程中，很有可能會發生合理損耗和非合理損耗，因此存貨的單位成本應等于存貨總成本（發票金額）除以實際入庫數量（采購入庫單數量）。

8.采購付款

采購付款指財務部門根據采購發票把款項支付給供應商的過程，是采購業務的最后一個環節。

（二）基于業財融合的資金流分析采購活動的資金運動主要時企業的貨幣資金向生產物資的形態轉換，具體表現為從企業擁有的銀行存款等貨幣資金形態向原材料實物形態的轉換。在采購活動發生時，傳統的財務核算只有在資金發生變化后才能進行記錄，主要側重事項事后核算與監督，無法反映資金實時變化。而在業財融合背景下的信息系統下，在采購業務發生時，一方面通過單據對采購業務的關鍵節點進行記錄，另一方面，在涉及到資金運動需要會計計量的采購業務時，在記錄采購業務的同時會自動生成會計憑證。在采購付款環節，如果企業在完成采購活動同時進行付款，就是錢貨兩清商業模式，資金流具體表現為銀行存款貨幣資金形態向原材料物資形態轉變。如果企業沒有及時付款，就是賒購商業模式，這種情況下系統不會生成任何憑證，等企業付款時，在應付管理系統生成付款單的同時生成借方為應付賬款，貸方為銀行存款的憑證，資金流完成從銀行貨幣形態向原材料物資形式轉變。如果采購原材料比較緊俏，企業可能采用預付商業模式。在這種模式下，首先在應付管理系統填制付款單形式企業的預付款，同時生成借方為預付賬款，貸方為銀行存款的會計憑證，等企業收到對應的存貨后，進行采購結算后系統會自動生成借方為在途物資、應交稅費-應交增值稅（進項稅額）貸方為預付賬款的會計憑證，資金流首先從銀行存款轉化為預付賬款形態，在收到存貨時再轉化為原材料物資形態。

（三）承載業務流、資金流的信息流分析業務流、資金流提供的數據輸入到系統以后，在系統內轉化為信息流進行儲存、加工、整理等工作，最終輸出有用的數據供信息使用者使用。在這個過程中，需要把業務流、資金流轉化成計算機語言，在數據庫對采購整個業務流程進行處理，最終輸出數據。信息流一般包括外部用戶、業務活動、數據存儲三類元素，元素之間由數據流連接。在采購活動中，外部用戶是采購部、財務部、倉庫管理部門等賦有相應權限的操作員；業務活動是采購預算制定、采購請購、采購到貨、采購入庫、采購結算、采購付款等；存儲的數據有采購請購單、到貨單、入庫單、結算單、付款單等單據。在數據輸出環節，根據信息使用者的需求一般通過查詢的方式輸出，比如采購綜合統計表、采購執行狀況表、采購執行進度表等報表方式輸出。

三、業財融合背景下A公司采購活動應用分析

（一）A公司簡介

A公司成立于2001年成立的外商投資股份有限公司，當前資產總額為30多億元，公司主要產品為PCCP（預應力鋼筒混凝土管）、輸水管道以及異性管道和配件、鋼筋混凝土管片、混凝土預制構件、水泥制品的生產和銷售；普通貨物運輸；建材技術的咨詢服務。公司在西北、東北、西南、華南、華北等主要區域均設獨立的生產基地，有獨立運營的生產基地，科研能力較強，具有較強的自主研發能力。公司擁有獨立的采購、生產、銷售、管理、研發體系，獨立面向市場，自主經營。

（二）基于財務共享的A公司的業財融合模式中心架構分析

2018年，A公司的母公司B集團已基本完成整個集團財務共享平臺搭建工作，將原先報銷、部分核算業務統一放到財務共享中心來辦理，對相關資源進行整合，提高了工作效率，同時其下屬的各個子公司也完成了財務部門職能改革，對整個業務財務從新整合，基本實現了業務財務一體化。其中心架構主要包括三大部分內容：財務共享服務、財務核算、戰略財務。財務共享服務主要負責整個集團費用報銷和相關的財務集中核算工作，并根據財務核算模塊提供業務數據利用報表系統生成各個子公司、母公司（合并）財務報表，在此基礎上進行財務分析；財務核算主要包括企業現行的SAP軟件的采購管理管理、生產管理、銷售管理、固定資產管理等信息管理系統，在業財融合環境下對企業業務、財務進行深度融合，是共享財務的業務驅動，為共享財務提供業務數據。戰略財務主要站在全局角度對整個集團財務、業務數據進行整合分析，制定有利于集團發展的長期、短期戰略計劃，并對全部資源進行有效、合理的整合、配置。

（一）采購預算

制造企業一般存貨種類繁多，數量較多。為了維持正常的生成經營，企業制定合理的采購預算意義重大。采購預算一般是先由企業的財務部門根據往年采購記錄、結合歷史銷售記錄、當年的生產計劃、銷售預算和有關采購部門協商后進行制定，然后經企業決策層審批后實行。但是市場風起云涌，往年采購歷史記錄、銷售記錄不能代表滿足如今的市場需求，銷售預算一般由銷售部門制定，當銷售部門發現銷售預算有問題時，害怕承擔責任不能及時向采購部門反饋，這樣就使得企業采購預算制定的不合理，占用大量的營運資金同時還不能滿足企業的正常生產需要。業財融合前，企業的采購預算主要是采購部根據歷史數據來制定，制定流程、方法主要是依靠經驗來完成，科學性較差。業財融合后，企業各業務部門充分參與到預算制定過程中，制定過程更為科學。第一步，由財務部和各個業務部門共同制定初步采購預算目標，由戰略財務部和總經理審批后，向各個業務部門下發；第二步，各個業務部門根據預算目標制定出合理、合規的采購預算后，報經戰略財務部審批；第三步，對于生產類比較重要的存貨，SAP系統會其銷售訂單、庫存數量自動更新采購計劃，這部分存貨直接由相關職能部門負責人審核通過即可；對于非生產類存貨，戰略財務部利用SAP系統提供的數據計算、分析、挖掘功能，結合往年采購計劃、銷售訂單、產能、市場需求、存貨現存等數據，對各業務部門提交的采購預算進行評估、修正并提出書面修改意見加以存檔，各業務部門根據修改意見進行修改并及時反饋給戰略財務部，最后，通過審核的采購預算上報公司董事長審批，董事長審批后，形式正式文件予以下達。采購預算在執行過程中，戰略財務部和采購部有權限的相關人員可以進入系統對采購預算數據進行修改，來適應銷售旺季或市場突發情況對存貨需求的不穩定性，保證財無人員和業務部門對采購預算的事中控制。采購預算執行后，采購人員要及時向戰略財務部反饋采購預算執行情況，找出采購預算和實際執行的偏差，并分析偏差原因。

（二）供應商選擇

在SAP系統內，供應商檔案作為基礎數據保存在系統內，可以進行正常的采購業務。如果是新開發的供應商，那么需要在系統內設置新的供應商編碼。新的供應商代碼的設置主要通過供應商子系統的詢價報價比價功能的自動推薦，需要有關權限部門審批后，相關操作員才能創建新的供應商編碼。在SAP系統里，需要錄入供應商多維度、多層次的信息，主要包括基礎信息（名稱、營業執照號、注冊資金等）、聯系（地址、電話、傳真、郵箱等）、信用（信用額度、付款條件等），其中開戶銀行、銀行賬戶等財務信息由財務部門審核后在系統中創建，創建好后再供應商信息中共享。對于用于生產的原材料，SAP系統自動根據銷售訂單中產品的需求量、原材料的庫存及該原材料的最低采購量等指標自動計算采購數量，系統會把采購訂單自動發送到供應商聯系人的郵箱里。使用SAP系統后，可以最大程度減少人為因素對供應商選擇影響，防止暗箱操作，減少財務舞弊行為的發生。

（三）采購入庫
采購的存貨到達企業后，采購員在SAP系統里的采購管理子人系統生成來料報檢單，物資檢驗員根據來料報檢單的信息對存貨進行規范的抽樣檢查，并生成報檢單，如果驗收合格，倉庫保管員將根據報檢單存貨進行盤點入庫，在庫存管理系統生成采購入庫單。在采購管理系統、庫存管理系統完成采購業務后，根據業務財務融合的理念，在總賬系統中要進行記錄，生成對應的會計憑證。根據取得的采購發票時間不同，分為兩種情況：

（1）貨物和發票同時到達企業采購員把供應商開的發票交給財務人員，財務人員把發票進行校驗后，系統會自動選中對應的采購訂單和入庫單進行采購結算，系統會自動生成借方為原材料，貸方應付賬款的會計憑證。

（2）貨物先到達企業，發票未到這種情況下，SAP系統會根據入庫單自動匹配對應的采購訂單，生成借方為原材料，貸方為GR/IG的會計憑證，GR/IG在SAP系統中是一個過渡性質的會計科目，主要用于記錄在途物資和暫估應付。當發票到達企業后，采購人員把發票交給財務人員，系統會自動根據發票信息找到匹配的采購訂單、入庫單，進行采購結算，生成借方為GR/IG，貸方為應付賬款的會計憑證。

（3）貨物未到達企業，發票收到采購員收到供應商開的采購發票后，交給財務人員在SAP系統校驗后，需要選擇對應的采購訂單，對發票信息進行審核后，系統會自動生成借方為GR/IG，貸方為應付賬款借方為原材料，貸方為GR/IG的會計憑證。如果本會計期間都沒有收到貨物，那么月末結賬時，系統會把GR/IG科目的借方余額轉入在途物資科目的借方，下月初，系統將自動生成一張會計分錄相反的會計憑證進行沖銷，同時再自動生成一張借方為GR/IG，貸方為應付賬款的會計憑證。

（四）采購付款A公司對于供應商付款期限一般是一個月內，月初，SAP系統自動生成本月的付款計劃，月末，應付賬款系統內有審核權限的操作員對付款單據進行審核，系統將數據傳遞出納系統執行付款業務，在業務發生的同時系統同時生成借方為應付賬款，貸方為銀行存款的會計憑證，出納把相關付款數據傳遞給財務部審核人審核，審核無誤后把付款信息傳遞到開戶銀行的客戶端，付款即可，這樣就完成了一個采購的完整流程。

四、A公司采購活動實現業財深度融合保障措施

（一）建立業務財務雙向滲透機制，加強財務業務復合型人才培養

為了更好完成企業的采購業務，一方面需要財務人員充分了解采購管理整個流程，深入業務前端，切實掌握采購預算、供應商選擇、采購入庫、采購結算等重要控制點的業務操作，財務部門的新進人員在正式入職前在相關業務部門進行3-6個月的崗實習，這樣財務人員在進行采購業務處理時才能把財務理念滲透到企業各個業務環節，為業務部門提供專業指導，為企業業務再造流程提供技術支持，從企業戰略發展角度提高企業效率，促進企業高質量健康發展。

（二）加強各業務部門深度合作，確保SPA系統的三流合一

隨著現代信息技術高速發展，以大智移云物區塊鏈為特征的新技術在會計中的應用，企業SAP系統的使用，是企業物流、資金料、信息流三流合一，為企業采購活動實現風險管控、提供高質量的管理決策數據的基礎。但在此基礎上，要發揮SAP軟件的最大程度的效用，必須加強企業各業務部門的深度合作。在采購活動中，要充分實現采購部門、生產部門、倉庫部門、質檢部門、銷售部門、財務部門等相關部門信息實時共享和線上、線下聯動，按照企業制定的業務流程圖，進行相關業務的實施，確保各個部門在業務關鍵控制點進行決策時，能夠從信息系統中獲取最及時、最有效、最全面的信息，從而指導相關業務工作，并在會計核算基礎上提供管理決策數據。

（三）完善采購活動績效評價指標

完善采購活動績效評價指標對業財融合采購活動優化有著極為重要的意義。在采購預算階段，應設置多維度、多層次指標反映預算執行差異，財務部門應聯合業務部門共同分析造成差異的原因信息。在采購業務階段，可以利用平衡記分卡方法從財務、供應商、采購流程、學習和創新四個層面把指標進行細化，來全面評價業財融合下企業采購活動實施情況。對業務、財務層面的重要性信息評價在業務、財務部門負責人共同評價的基礎上，還可以邀請相關專家共同評價，評價結束后，應將相關信息整合定位，進行有效反饋，從而加強采購活動業績評價指標和業財融合的匹配度，提高采購活動的管理效率。

參考文獻

[1]程平,施先旺,萬章浩.基于業財一體化的采購活動大會計研究[J].財會月刊,2017(34)：3-10

[2]李克紅.基于人工智能視野的智慧財務管理研究[J].財會通訊（綜合版）,2020(1):119-120

[3]張玉缺.云計算下的企業業財融合運作模式研究-以國家電網為例[J].會計之友,2018（24）:58-60.

作者:單位:一、引言

2022年，國務院政府工作報告指出，增強制造業核心競爭力。促進工業經濟平穩運行，加強原材料、關鍵零部件等供給保障，實施龍頭企業保鏈穩鏈工程，維護產業鏈供應鏈安全穩定。作為供應鏈的重要組成部分的采購業務，在現階段已經上升到企業戰略層面核心職能。隨著全球經濟一體化的到來和科技技術的加速發展，生產制造型企業要想在激烈的競爭中立于不敗之地，必須在生產制造過程中精耕細作，而采購存貨質量的高低直接影響到企業最終產品質量的高低。采購是企業內部生產和外部供應的紐帶，采購管理效率的高低，影響了整個企業管理效率的高低。另外，采購采購成本的高低決定了整個企業生產成本的高低，決定了整個企業經營利潤的高低。當前，伴隨著信息技術高速發展，互聯網+、云技術、人工職能、區塊鏈等新技術推廣應用，原有的財務業務職能相分離的低效率的業務流程、管理方式已不適應競爭激烈的市場環境，企業要想實現可持續、健康發展，必須對原有業務流出流程進行再造，打通業務財務之間的壁壘，讓財務參與整個業務過程，提高數據共享的效率，進而達到提高企業管理效率的目的。

二、業財融合背景下采購活動業務流、資金流、信息流分析

（一）采購活動基礎業務流分析

1.制定采購預算

在業財融合背景下，企業財股預算的編制不再單純是銷售部門、財務部門的簡單重復工作，而應是財務部、銷售部、生產部、采購部等多部門協同制定、業務財務融合的閉環工作。銷售部門應在系統中查詢出歷史銷售數據，根據銷售訂單以函證的方式聯系重點客戶，隨時掌握市場需求；同時生產部門根據往年生產計劃、生產數據、當前生產產能，結合銷售部提供的數據，將市場需求細化分解為存貨采購需求；采購部門根據當前存貨量結合存貨采購需求，并根據產品投產的齊套標準推算出物料到庫時間，歸類出存貨具體類型，對物料到庫時間提出時間要求。財務部門根據當前庫存數據結合利用系統數據挖掘、分析功能，結合企業營運資金計算出存貨采購超額上限、采購數量上限、最高庫存、安全庫存等指標，對采購預算做出控制，并形成正式的采購預算報告。
2.采購請購

采購請購是指企業各業務部門根據生產過程實際需要向采購部門提出采購存貨申請，這個流程中，生成的單據是采購請購單，采購請購單中列明采購存貨的名稱、規格、數量、單價、需求日期等信息。

3.采購訂貨

采購訂貨指企業采購部門與合適的供應商簽訂采購合同或采購協議，確定存貨的購買名稱、種類、規格、單價、計劃到貨日期的過程，在整個業務過程中，采購訂貨環節生成單據是采購訂單，采購訂單可以參照請購單生成，采購訂單必須經有審核權限的操作員審核后才能在系統中生效。

4.采購到貨

采購到貨是指采購的存貨運輸到達企業，是貨物驗收入庫的前置環節。為了更好對存貨管理，采購部業務員根據供應商通知貨到貨單，在系統中填制采購到貨單，到貨單主要包括存貨名稱、規格型號、數量、金額、運輸方式等信息。到貨單在后續流程中一般作為倉庫保管員的收獲依據。

5.采購入庫

采購入庫是整個采購流程中比較重要的環節，是指將從供應商采購的貨物驗收入庫后，放入指定倉庫的過程。采購入庫在實際業務過程中，主要是倉庫的業務員對貨物驗收，因此這項業務負責的業務部門是倉庫管理部門。在這個流程中，對應的單據是采購入庫單，采購入庫單主要包括實際入庫存貨的名稱、數量、金額、倉庫等信息。

6.采購發票

采購發票是指采購人員從供應商處取得紙質發票傳遞給財務部門，財務部門根據系統內部信息進行校驗的過程。采購發票可以參照前面流程中生成的采購入庫單生成，列明了存貨的名稱、數量、金額、稅額等信息。根據發票到達時間不同，又可以分為三種情況：發票先到貨物未到、貨物發票同時到達、貨物先到發票未到三種情況。

7.采購結算

采購結算是指確定存貨采購成本的過程，在采購結算過程中，采購金額是從采購發票中取得，存貨數量是從采購入庫單中取得。在實際業務中，存貨在運輸過程中，很有可能會發生合理損耗和非合理損耗，因此存貨的單位成本應等于存貨總成本（發票金額）除以實際入庫數量（采購入庫單數量）。

8.采購付款

采購付款指財務部門根據采購發票把款項支付給供應商的過程，是采購業務的最后一個環節。

（二）基于業財融合的資金流分析采購活動的資金運動主要時企業的貨幣資金向生產物資的形態轉換，具體表現為從企業擁有的銀行存款等貨幣資金形態向原材料實物形態的轉換。在采購活動發生時，傳統的財務核算只有在資金發生變化后才能進行記錄，主要側重事項事后核算與監督，無法反映資金實時變化。而在業財融合背景下的信息系統下，在采購業務發生時，一方面通過單據對采購業務的關鍵節點進行記錄，另一方面，在涉及到資金運動需要會計計量的采購業務時，在記錄采購業務的同時會自動生成會計憑證。在采購付款環節，如果企業在完成采購活動同時進行付款，就是錢貨兩清商業模式，資金流具體表現為銀行存款貨幣資金形態向原材料物資形態轉變。如果企業沒有及時付款，就是賒購商業模式，這種情況下系統不會生成任何憑證，等企業付款時，在應付管理系統生成付款單的同時生成借方為應付賬款，貸方為銀行存款的憑證，資金流完成從銀行貨幣形態向原材料物資形式轉變。如果采購原材料比較緊俏，企業可能采用預付商業模式。在這種模式下，首先在應付管理系統填制付款單形式企業的預付款，同時生成借方為預付賬款，貸方為銀行存款的會計憑證，等企業收到對應的存貨后，進行采購結算后系統會自動生成借方為在途物資、應交稅費-應交增值稅（進項稅額）貸方為預付賬款的會計憑證，資金流首先從銀行存款轉化為預付賬款形態，在收到存貨時再轉化為原材料物資形態。

（三）承載業務流、資金流的信息流分析業務流、資金流提供的數據輸入到系統以后，在系統內轉化為信息流進行儲存、加工、整理等工作，最終輸出有用的數據供信息使用者使用。在這個過程中，需要把業務流、資金流轉化成計算機語言，在數據庫對采購整個業務流程進行處理，最終輸出數據。信息流一般包括外部用戶、業務活動、數據存儲三類元素，元素之間由數據流連接。在采購活動中，外部用戶是采購部、財務部、倉庫管理部門等賦有相應權限的操作員；業務活動是采購預算制定、采購請購、采購到貨、采購入庫、采購結算、采購付款等；存儲的數據有采購請購單、到貨單、入庫單、結算單、付款單等單據。在數據輸出環節，根據信息使用者的需求一般通過查詢的方式輸出，比如采購綜合統計表、采購執行狀況表、采購執行進度表等報表方式輸出。

三、業財融合背景下A公司采購活動應用分析

（一）A公司簡介

A公司成立于2001年成立的外商投資股份有限公司，當前資產總額為30多億元，公司主要產品為PCCP（預應力鋼筒混凝土管）、輸水管道以及異性管道和配件、鋼筋混凝土管片、混凝土預制構件、水泥制品的生產和銷售；普通貨物運輸；建材技術的咨詢服務。公司在西北、東北、西南、華南、華北等主要區域均設獨立的生產基地，有獨立運營的生產基地，科研能力較強，具有較強的自主研發能力。公司擁有獨立的采購、生產、銷售、管理、研發體系，獨立面向市場，自主經營。

（二）基于財務共享的A公司的業財融合模式中心架構分析

2018年，A公司的母公司B集團已基本完成整個集團財務共享平臺搭建工作，將原先報銷、部分核算業務統一放到財務共享中心來辦理，對相關資源進行整合，提高了工作效率，同時其下屬的各個子公司也完成了財務部門職能改革，對整個業務財務從新整合，基本實現了業務財務一體化。其中心架構主要包括三大部分內容：財務共享服務、財務核算、戰略財務。財務共享服務主要負責整個集團費用報銷和相關的財務集中核算工作，并根據財務核算模塊提供業務數據利用報表系統生成各個子公司、母公司（合并）財務報表，在此基礎上進行財務分析；財務核算主要包括企業現行的SAP軟件的采購管理管理、生產管理、銷售管理、固定資產管理等信息管理系統，在業財融合環境下對企業業務、財務進行深度融合，是共享財務的業務驅動，為共享財務提供業務數據。戰略財務主要站在全局角度對整個集團財務、業務數據進行整合分析，制定有利于集團發展的長期、短期戰略計劃，并對全部資源進行有效、合理的整合、配置。

（一）采購預算

制造企業一般存貨種類繁多，數量較多。為了維持正常的生成經營，企業制定合理的采購預算意義重大。采購預算一般是先由企業的財務部門根據往年采購記錄、結合歷史銷售記錄、當年的生產計劃、銷售預算和有關采購部門協商后進行制定，然后經企業決策層審批后實行。但是市場風起云涌，往年采購歷史記錄、銷售記錄不能代表滿足如今的市場需求，銷售預算一般由銷售部門制定，當銷售部門發現銷售預算有問題時，害怕承擔責任不能及時向采購部門反饋，這樣就使得企業采購預算制定的不合理，占用大量的營運資金同時還不能滿足企業的正常生產需要。業財融合前，企業的采購預算主要是采購部根據歷史數據來制定，制定流程、方法主要是依靠經驗來完成，科學性較差。業財融合后，企業各業務部門充分參與到預算制定過程中，制定過程更為科學。第一步，由財務部和各個業務部門共同制定初步采購預算目標，由戰略財務部和總經理審批后，向各個業務部門下發；第二步，各個業務部門根據預算目標制定出合理、合規的采購預算后，報經戰略財務部審批；第三步，對于生產類比較重要的存貨，SAP系統會其銷售訂單、庫存數量自動更新采購計劃，這部分存貨直接由相關職能部門負責人審核通過即可；對于非生產類存貨，戰略財務部利用SAP系統提供的數據計算、分析、挖掘功能，結合往年采購計劃、銷售訂單、產能、市場需求、存貨現存等數據，對各業務部門提交的采購預算進行評估、修正并提出書面修改意見加以存檔，各業務部門根據修改意見進行修改并及時反饋給戰略財務部，最后，通過審核的采購預算上報公司董事長審批，董事長審批后，形式正式文件予以下達。采購預算在執行過程中，戰略財務部和采購部有權限的相關人員可以進入系統對采購預算數據進行修改，來適應銷售旺季或市場突發情況對存貨需求的不穩定性，保證財無人員和業務部門對采購預算的事中控制。采購預算執行后，采購人員要及時向戰略財務部反饋采購預算執行情況，找出采購預算和實際執行的偏差，并分析偏差原因。

（二）供應商選擇

在SAP系統內，供應商檔案作為基礎數據保存在系統內，可以進行正常的采購業務。如果是新開發的供應商，那么需要在系統內設置新的供應商編碼。新的供應商代碼的設置主要通過供應商子系統的詢價報價比價功能的自動推薦，需要有關權限部門審批后，相關操作員才能創建新的供應商編碼。在SAP系統里，需要錄入供應商多維度、多層次的信息，主要包括基礎信息（名稱、營業執照號、注冊資金等）、聯系（地址、電話、傳真、郵箱等）、信用（信用額度、付款條件等），其中開戶銀行、銀行賬戶等財務信息由財務部門審核后在系統中創建，創建好后再供應商信息中共享。對于用于生產的原材料，SAP系統自動根據銷售訂單中產品的需求量、原材料的庫存及該原材料的最低采購量等指標自動計算采購數量，系統會把采購訂單自動發送到供應商聯系人的郵箱里。使用SAP系統后，可以最大程度減少人為因素對供應商選擇影響，防止暗箱操作，減少財務舞弊行為的發生。

（三）采購入庫
采購的存貨到達企業后，采購員在SAP系統里的采購管理子人系統生成來料報檢單，物資檢驗員根據來料報檢單的信息對存貨進行規范的抽樣檢查，并生成報檢單，如果驗收合格，倉庫保管員將根據報檢單存貨進行盤點入庫，在庫存管理系統生成采購入庫單。在采購管理系統、庫存管理系統完成采購業務后，根據業務財務融合的理念，在總賬系統中要進行記錄，生成對應的會計憑證。根據取得的采購發票時間不同，分為兩種情況：

（1）貨物和發票同時到達企業采購員把供應商開的發票交給財務人員，財務人員把發票進行校驗后，系統會自動選中對應的采購訂單和入庫單進行采購結算，系統會自動生成借方為原材料，貸方應付賬款的會計憑證。

（2）貨物先到達企業，發票未到這種情況下，SAP系統會根據入庫單自動匹配對應的采購訂單，生成借方為原材料，貸方為GR/IG的會計憑證，GR/IG在SAP系統中是一個過渡性質的會計科目，主要用于記錄在途物資和暫估應付。當發票到達企業后，采購人員把發票交給財務人員，系統會自動根據發票信息找到匹配的采購訂單、入庫單，進行采購結算，生成借方為GR/IG，貸方為應付賬款的會計憑證。

（3）貨物未到達企業，發票收到采購員收到供應商開的采購發票后，交給財務人員在SAP系統校驗后，需要選擇對應的采購訂單，對發票信息進行審核后，系統會自動生成借方為GR/IG，貸方為應付賬款借方為原材料，貸方為GR/IG的會計憑證。如果本會計期間都沒有收到貨物，那么月末結賬時，系統會把GR/IG科目的借方余額轉入在途物資科目的借方，下月初，系統將自動生成一張會計分錄相反的會計憑證進行沖銷，同時再自動生成一張借方為GR/IG，貸方為應付賬款的會計憑證。

（四）采購付款A公司對于供應商付款期限一般是一個月內，月初，SAP系統自動生成本月的付款計劃，月末，應付賬款系統內有審核權限的操作員對付款單據進行審核，系統將數據傳遞出納系統執行付款業務，在業務發生的同時系統同時生成借方為應付賬款，貸方為銀行存款的會計憑證，出納把相關付款數據傳遞給財務部審核人審核，審核無誤后把付款信息傳遞到開戶銀行的客戶端，付款即可，這樣就完成了一個采購的完整流程。

四、A公司采購活動實現業財深度融合保障措施

（一）建立業務財務雙向滲透機制，加強財務業務復合型人才培養

為了更好完成企業的采購業務，一方面需要財務人員充分了解采購管理整個流程，深入業務前端，切實掌握采購預算、供應商選擇、采購入庫、采購結算等重要控制點的業務操作，財務部門的新進人員在正式入職前在相關業務部門進行3-6個月的崗實習，這樣財務人員在進行采購業務處理時才能把財務理念滲透到企業各個業務環節，為業務部門提供專業指導，為企業業務再造流程提供技術支持，從企業戰略發展角度提高企業效率，促進企業高質量健康發展。

（二）加強各業務部門深度合作，確保SPA系統的三流合一

隨著現代信息技術高速發展，以大智移云物區塊鏈為特征的新技術在會計中的應用，企業SAP系統的使用，是企業物流、資金料、信息流三流合一，為企業采購活動實現風險管控、提供高質量的管理決策數據的基礎。但在此基礎上，要發揮SAP軟件的最大程度的效用，必須加強企業各業務部門的深度合作。在采購活動中，要充分實現采購部門、生產部門、倉庫部門、質檢部門、銷售部門、財務部門等相關部門信息實時共享和線上、線下聯動，按照企業制定的業務流程圖，進行相關業務的實施，確保各個部門在業務關鍵控制點進行決策時，能夠從信息系統中獲取最及時、最有效、最全面的信息，從而指導相關業務工作，并在會計核算基礎上提供管理決策數據。

（三）完善采購活動績效評價指標

完善采購活動績效評價指標對業財融合采購活動優化有著極為重要的意義。在采購預算階段，應設置多維度、多層次指標反映預算執行差異，財務部門應聯合業務部門共同分析造成差異的原因信息。在采購業務階段，可以利用平衡記分卡方法從財務、供應商、采購流程、學習和創新四個層面把指標進行細化，來全面評價業財融合下企業采購活動實施情況。對業務、財務層面的重要性信息評價在業務、財務部門負責人共同評價的基礎上，還可以邀請相關專家共同評價，評價結束后，應將相關信息整合定位，進行有效反饋，從而加強采購活動業績評價指標和業財融合的匹配度，提高采購活動的管理效率。

參考文獻

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[3]張玉缺.云計算下的企業業財融合運作模式研究-以國家電網為例[J].會計之友,2018（24）:58-60.

作者:薛梅 王寶玲 單位:山東科技大學財經學院